最近好多朋友在问发票分发的事儿，听起来好像挺简单，但实际操作起来还是有点小门道的。比如前几天有个开奶茶店的小王，就因为发票分发时没核对税号，结果客户报销被退回了。今天咱们就来唠唠这事儿，从准备材料到具体操作步骤，中间可能遇到的坑都会说到。对了，我还整理了几个真实案例，帮大家避开那些看似不起眼却要命的错误。
先别急着动手操作，咱得把该备齐的东西都找出来。就像做饭前要备菜一样，发票分发也得准备好这几样：营业执照复印件、开票系统账号、还有最重要的——购买方完整信息。说到这突然想起来，上周有家装修公司就是漏填了开户行信息，结果发票被打回来重新开。
现在咱们进入正题，先说最常见的纸质发票分发。第一步要进开票系统，找到"发票分发"模块。这时候可能有人会问，纸质发票是不是必须手写登记啊？其实不一定，现在很多公司用Excel或者专门的管理软件，方便多了。
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电子发票分发就更要注意了，我之前见过有人直接把PDF发微信的，结果客户说文件损坏打不开。正确做法应该是通过企业邮箱或者税局平台发送，还要记得在邮件正文里写明发票代码和号码。对了，最近有个新功能，有些平台支持生成二维码让客户自助下载，特别适合经常要开发票的商家。
说到这个想起个真事，有家公司把税号里的0和O搞混了，结果客户报销时系统死活不认。后来还是重新开了发票，来回折腾了半个月。所以各位在分发时，一定要逐字核对，别觉得差不多就行。
要是发票分发错了怎么办？先别慌，分两种情况：如果是纸质票还没寄出，直接在系统里作废就行。要是已经寄出去了，得赶紧联系客户把原票寄回。这里有个冷知识——作废的发票需要所有联次齐全，缺一张都作废不了。
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电子发票要是发错了更麻烦，因为理论上可以无限复制。这时候要第一时间在开票系统红冲，然后邮件通知客户别用那张发票。有家网店就吃过亏，错发电子票后没及时处理，结果被同一个客户重复报销了三次。
最后给大家安利几个好用的工具，像"发票管家"这类APP能自动识别发票信息，拍个照就生成分发记录。还有Excel模板，我这儿有个自用的版本，能自动标红重复发票号和异常金额。需要的话可以私信我，备注"发票模板"免费发给大家。
说到底，发票分发这事儿就是个细致活，刚开始可能会觉得步骤繁琐，但养成习惯就好了。关键是要建立自己的核对流程，比如我每次分发前都会默念"抬头税号金额三核对"。大家还有什么问题欢迎留言，看到都会回复的！
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